1. Wie is Accountee?
Accountee is een product van Slimboekhouden.online, gevestigd aan Lichttoren 32, 5611 BJ Eindhoven, Nederland. Vragen over privacy kun je sturen naar info@accountee.io.
Voor de gegevens van onze website en van je eigen account (zoals contact- en logingegevens) is Accountee / Slimboekhouden.online zelf de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor gegevens die jij of je organisatie in Accountee plaatst of via koppelingen laat ophalen (zoals klantdossiers en financiële administratie), treedt Accountee op als verwerker namens jouw organisatie; jouw organisatie is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Hiervoor sluiten we een verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van hoe je Accountee gebruikt, kunnen we onder meer verwerken:
- Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam, wanneer je een formulier invult, een demo aanvraagt of je inschrijft voor de nieuwsbrief.
- Account- en workspacegegevens wanneer je een Accountee-account aanmaakt of gebruikt, zoals logingegevens, organisatienaam en gebruiksinstellingen.
- Inhoud die jij of je organisatie in Accountee plaatst, zoals klantdossiers, documenten, berichten en andere werkgegevens die nodig zijn om de dienst te leveren.
- Administratieve en financiële gegevens die via koppelingen (zoals Exact Online) op jouw verzoek worden opgehaald — zie sectie 3.
- Technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en gebruiksstatistieken, voor beveiliging, foutanalyse en (met toestemming) webanalyse.
3. Koppeling met Exact Online en andere boekhoudsystemen
Accountee kan op jouw verzoek koppelen met externe boekhoud- en administratiesystemen, waaronder Exact Online. Als je deze koppeling activeert, haalt Accountee via een beveiligde API-koppeling (OAuth 2.0) gegevens op uit jouw administratie om de dienst te leveren. Afhankelijk van de autorisaties (scopes) die jij verleent, gaat het onder meer om relatiegegevens, grootboek- en boekingsgegevens, in- en verkoopfacturen, documenten en administratieve gegevens. Deze gegevens gebruiken we uitsluitend om binnen jouw workspace administratie te voeren, te controleren en te adviseren — niet voor andere doeleinden.
Je bepaalt zelf welke toegang je verleent en kunt de koppeling op elk moment intrekken: via de instellingen in Accountee (koppeling verbreken) en/of in je Exact Online-account (autorisaties beheren). Na het verbreken van de koppeling of het beëindigen van je account verwijderen we de uit Exact Online opgehaalde gegevens binnen 30 dagen, behoudens wettelijke bewaarplichten.
4. Waarvoor gebruiken we die gegevens?
- Om Accountee te leveren, te beveiligen en te verbeteren.
- Om te reageren op contactverzoeken, demo-aanvragen en nieuwsbriefinschrijvingen.
- Om, wanneer je een boekhoudkoppeling activeert, administratie binnen jouw workspace te voeren, te controleren en te adviseren.
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van administratie en beveiliging.
- Om, met jouw toestemming, te meten hoe de website wordt gebruikt via cookies en Google Analytics.
5. Rechtsgrondslagen
We verwerken persoonsgegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst, wanneer je Accountee afneemt.
- Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie en productverbetering.
- Wettelijke verplichting, wanneer de wet dat verlangt.
- Toestemming, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies en nieuwsbriefcommunicatie, en voor het activeren van externe koppelingen.
6. Delen met derden
We verkopen je gegevens niet. Wel kunnen we gegevens delen met verwerkers die ons helpen Accountee te draaien, zoals hosting, e-mailverzending, CRM, analyse, AI-leveranciers en supporttools. Met die partijen maken we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
Waar mogelijk kiezen we voor leveranciers binnen de Europese Unie of met passende waarborgen. Als doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte nodig is, gebeurt dat onder passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
7. AI-verwerking
Accountee gebruikt AI-taalmodellen om de assistent te leveren. Hiervoor kunnen gegevens uit jouw workspace worden verwerkt door onze AI-leverancier(s) als (sub)verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Deze gegevens worden niet gebruikt om modellen van derden te trainen.
8. Bewaartermijnen
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat vereist. Indicatieve termijnen:
- Lead- en contactgegevens: tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij een lopende relatie of wettelijke plicht een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
- Account- en workspacegegevens: gedurende de looptijd van je account, en tot 12 maanden na beëindiging voor afronding, bewijs of geschillen, tenzij de wet langer bewaren vereist.
- Administratieve en financiële gegevens (inclusief dossierinhoud die fiscale relevantie heeft): conform de fiscale bewaarplicht, in de regel 7 jaar.
- Via Exact Online of andere koppelingen opgehaalde gegevens: verwijdering binnen 30 dagen na het verbreken van de koppeling of het beëindigen van je account, behoudens wettelijke bewaarplichten (zie sectie 3).
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen (encryptie in transit), versleuteling van gegevens in rust (encryptie at rest), toegangsbeheer op basis van rollen, monitoring en afscherming per workspace.
10. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG onder meer het recht op:
- Inzage in jouw persoonsgegevens
- Rectificatie van onjuiste gegevens
- Verwijdering, in de gevallen die de wet voorziet
- Beperking van de verwerking
- Overdraagbaarheid van gegevens
- Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Intrekking van toestemming, wanneer verwerking op toestemming berust — inclusief het intrekken van toegang tot Exact Online of andere koppelingen
Stuur je verzoek naar info@accountee.io. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Cookies
Op onze website gebruiken we noodzakelijke cookies en, alleen met jouw toestemming, analytische cookies. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.
12. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste update.
Zie ook ons Trust Center voor meer over beveiliging en privacypraktijken.