Hoe leg je je cliënten uit wat je met AI en hun data doet?
Je cliënt vertrouwt je zijn hele administratie toe. Daarin staat vrijwel alles wat er financieel over zijn onderneming te weten valt: omzet, wat hij betaalt, wie zijn klanten en leveranciers zijn, en wat medewerkers verdienen. Dat is gevoelige informatie. En nu je op een deel van je werk AI inzet, roept dat bij hem terechte vragen op: gaan mijn gegevens ergens naartoe? Wordt daar een computer op getraind? En wie is er verantwoordelijk als er iets misgaat?
De meeste kantoren communiceren daar niets over. Dat is een gemiste kans, want juist een helder antwoord schept vertrouwen — en het onderscheidt je van kantoren die er stil over blijven.
De kern van zo'n uitleg is kort samen te vatten: AI is een hulpmiddel, nooit de beslisser; een mens beoordeelt en ondertekent altijd. Gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en er worden geen gratis of persoonlijke AI-accounts ingezet voor cliëntdossiers. Er worden geen geautomatiseerde besluiten over personen genomen. En de cliënt houdt gewoon recht op inzage, correctie en verwijdering.
Maar het nuttigste deel is precies het deel dat bijna niemand communiceert: je cliënt heeft eigen verplichtingen. De privacywetgeving kent twee rollen, en welke van de twee jij en je cliënt hebben, verschilt per soort opdracht. Bij het grootste deel van je werk — boekhouden, samenstellen, loonadministratie, aangiften in opdracht — is niet het kantoor maar de cliënt de verwerkingsverantwoordelijke. Dat is geen formaliteit: het betekent dat een deel van de verplichtingen bij hem ligt, bijvoorbeeld het informeren van zijn eigen medewerkers over wat er met hun gegevens gebeurt. Dat helder maken beschermt niet alleen hem, maar ook jou.
Daar hoort ook een verwerkersovereenkomst bij, en de afspraak dat je gegevens niet verkoopt en niet gebruikt voor doelen die de cliënt niet kent. Bovendien gelden voor accountants beroepsregels die verder gaan dan de AVG — je geheimhoudingsplicht geldt voor álle vertrouwelijke informatie, niet alleen voor persoonsgegevens.
Download het invulbare cliëntdocument. Vervang de haken door je eigen gegevens, verwijder de instructiepagina, en je hebt een transparant document dat je onder eigen naam naar je cliënten stuurt.
