AI en de nieuwe kwaliteitsregels zijn één dossier, geen twee projecten
Op de meeste kantoren lopen op dit moment twee trajecten naast elkaar. Het ene heet "de nieuwe kwaliteitsregels" en heeft een harde datum: vóór 1 januari 2027 moet je kwaliteitsstelsel opnieuw zijn ingericht. Het andere heet "iets met AI" en heeft geen datum, geen eigenaar en meestal geen document.
Dat is een dure manier om het te doen. Want het zijn niet twee projecten — het is er één.
De nieuwe systematiek vraagt van je dat je zélf je kwaliteitsrisico's benoemt, daar maatregelen bij kiest en monitort of die maatregelen werken. AI-gebruik ís zo'n risico, en het is er een die je hele primaire proces raakt. Neem je dat risico niet op in je stelsel, dan heb je geen AI-probleem maar een stelselprobleem: je risicoanalyse is dan aantoonbaar incompleet op een onderwerp dat inmiddels op de meeste kantoren wordt gebruikt.
Het belangrijkste inzicht: AI is een kwaliteitsrisico, geen IT-risico. Een IT-risico gaat over of het systeem het doet. Een kwaliteitsrisico gaat over of je eindproduct klopt. AI raakt dat tweede — en hoort daarom niet in het IT-hoekje, maar in je kwaliteitsstelsel. De toezichthouder heeft dit voor auditsoftware al expliciet benoemd, en die risico's gelden één op één ook voor AI: datakwaliteit, datalekkage, te veel op de uitkomst leunen, een tekort aan vaardigheden, en op termijn het wegzakken van vakmanschap.
Er is een vergelijking die het scherp maakt. Een AI-tool is voor je stelsel te behandelen als een serviceorganisatie waaraan je werk uitbesteedt. Uitbesteden mag — je verantwoordelijkheid uitbesteden niet. Dat betekent dat je moet weten wat er in die schakel gebeurt, dat je de uitkomst zelf beoordeelt, en dat je kunt aantonen dát je dat hebt gedaan. Een hulpmiddel kan nooit je verantwoordelijkheid overnemen; je zet je naam onder het resultaat, en dat blijft zo.
Het stelsel is bedoeld om proportioneel te zijn: een kantoor van vier mensen hoeft niet het dossier van een kantoor van vierhonderd. Maar proportioneel betekent kleiner, niet afwezig — ook het kleinste kantoor moet kunnen laten zien welke risico's het heeft benoemd en waarom het denkt dat de gekozen maatregelen volstaan.
Download de gids inclusief de invulbare risicotabel, de monitoringopzet en de dossierstructuur. Zo breng je AI in één keer onder in het stelsel dat je toch al moet inrichten — geen dubbel werk.
